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发布时间:2008.04.29   新闻来源:乌鲁木齐信优乐棋牌下载开发有限公司   浏览次数:

   今天,对应收帐款的管理 已成为企业加速 资金周转、降低经营 风险的重要手段,是企业财务管理甚至经营管理中的重点。相比之下,对应付帐款的管理 则鲜被提及。

在会计理论中,应付帐款是指企业因购买材料、商品或接受劳务供应等而发生的债务,它反映的是经济交易中“买方”与“卖方”之间的关系,即作为买方的企业与 作为卖方的供应 商之间的关系。传统观念认为,既然大多数生产要素的市场是买 方市场,只要我 有购买需求,就会有卖家 找上门来,与供应商的关系 如何 并不重要,因此对应付帐款不存在有 意识的管理,对帐和尽可能地延缓支付货款成为应付帐款管理的主要内容。

但是,在目前流行的供应链理论看来,企业与供应商之间决非“买”、“卖”关系这么简单,而是一种长期的战略合作伙伴关系。通过与供应链上游企业间的紧密联系和协同 运作,充分利用内外资源,使供应商有效地参与 到企业自身的 产品设计、销售预测、成本降 低甚至管理运作 方式的改进 等方面,从而创造了一种 新型的、能够增强企业核心竞争力的商业运作模式。

加强应付帐款的管理,是维护企业与供应商之间的良好合作关系,保证企业可 持续发展  的重 要途径。本文从财务 管理 角度出发,谈 谈如何进行应付帐款的管理。

一、 规 范应付帐款的会计核算

核算 是管理的基础和信息来源,错误的核算将导致错误的信息和错误的 分析结果,因此 规范应 付帐款的会计核算至关重要。

1. “应付帐款”科目的设置与 核算

为了保证数据来源的统一性,减少核算级次,对供应商的核算通常只采用“应付帐款”一个一级科目,“预付帐款”业务反映在“应付帐款”的借方(编制会计报表时需根据其余额方向进行重分类)。“应付帐款”科目借 方蓝字反映实际支付(或预付)的款项,借方红字反映收到供应商退回多付的款项;贷方蓝字反映实际收到的材料或商品,贷方红字反映退回供应商的材料或商品;期末借方余额反映公司实际预付、尚未到货的款项,贷方余额反映公司应付未付的款项。“应付帐款”科目应按供应商设置明细账或按往来单位(供应商)核算。

2. 帐务处理及时性要求

在采购业务发生后,财务部门应及时取得货物出入库 单据并做帐务处理。在企业实际工作中,由于 货物流转与单据流转并非完全同步进行,做帐的及时性往往很难得到保证;而帐务处理不及时导致的财务信息的时间性差异,将直接影响应付 帐款帐龄分析的准确性。 如何保证物流单据流转的及时 与 畅通,是企业业务流程管 理中应解决的问题。

 规范应付 帐款的会计核算是进行应付帐款帐龄分析取数的基础。

二、 建立供应商基础信息档案

供应商基础信息来源渠道有三种,一是财务部门在财务软件中录入,二是财务部门平时手工或电脑记载,三 是企业物资采购部门手工或电脑记载。由于各部门对供应商信息需求不 同和财务软件自身的局限性,对于从前 两种渠道得到的供应商信息,仍需进行适当的加工才能加以运用,因此第二、三种渠道相结合,即 财务与采购部门配合、在电脑中共同建立和维护供应商基础信息档案,是较佳的选择。

供应商基础信息的内容视企 业管理需要而定,通常应包括以下信息:

供应商名称、供应商简称(或编号)、国别、城市、供货商品类型(或品种)、开始合作日期、结算币种、结算方式(细分为转帐、电汇、信用证、现金、预付等)、信用额度、信用期、(预付情况下)首付比例、到货比例、尾付比例、运保费承担方、税票类型、我方经办人、对方经办人、供应商电话、供应商地址、供应商银行帐 号,等等。

应当注意的是,为了增强数据库之间的有 效链接、实现数据的自动归集和汇总分析,必须保证上述信息中至少有一条(如“供应商简称 或编号”)与财务软件中的供应商资料完全匹配。

三、 创建应付帐款帐龄自动分析表格

 为了分析企 业对供应商欠 款时间的长短,维护企业对供应商的信誉,为资金安排 提供轻 重缓急的依据,需要象对待应收帐款客户一样,对 应付帐款的帐龄进行分析。

传统的帐龄分析方法是,从应收(付)帐款明细帐中逐笔提取、按 客户逐个进行分析,其结果是速度慢、工作量大、准确度低,在客户数量 众多、业务频繁时 几乎无法开展。笔者在实际工作中,总结出一种结 合财务软件、利用EXCEL自动快速地编制应付帐款帐龄分析表的方法:在按月收集供应商采 购额、付款额 的 基础上,将近几年每个供应商每个月采 购额、付款 额 的数据反映在同一张工作表 中,然后运用EXCEL函数,自动、快速地编制出各种帐龄时间段金额分布的应付帐款帐龄分析表(受篇幅所限,具体编制方法在此省略)。

简化的“应付帐款帐龄分析表”格式如下:

序号 供应商名称 国别 产品品种 币种 信用期/天 近半年累计采购额 近1年累计采购额 本期 应结算金额 欠款余额 360天
结合供应商 基 础信息档案,“应付帐款帐龄分析表”能为我们提供与供应商管理相关的极为有用的数据信息,如企业欠各供应商货款的时间长短分布、超过信用期的 供应商名称和欠款金额、一定时期内各供应商与产品品种的采购与付款金额等。

四、 建立供应商分类管理系 统

1. 供应商ABC分类法

库存ABC 分 类法同样可以被移植到供应商管理中来:供应商中的少数将占采购总值的大部份。

(1) 可将所有供应商区分为三个不同的部份:

A类供应商: 采购额占采购总额的70~80%、但数量只 相当于供应商总数的15~20%。
B类供应商:采购额占采购总额的15~20%、数量相当于供应商总数的30~40%。
C类供应商:其采购金额在总金额中几乎可以忽略不计,采购额占采购总额的5~10%、数量相当于 供应商总数的60~70%。

(2) 将“应付帐款 帐龄分析表”按近半年或近1年累计采购额由大到小排序,计算出累计百分数。通常情况下,当累计采购额百分数达到70%时,组成这些采购额的供 应商即 为A类供应商;当 累计采购额百分 数达到95%时,组成70%~95% 采购 额之间 的供应商即为B类供应商;剩下的属C类供应商。

(3) 对于不同类别的供应商实施不同的发展策略和控制措施:

类别 发展策略 优先级 内 部流程参与度 往来记录
A 战略同盟,共同成长 始终优先 溶入到 企业内部销售预测、订货计划制订、结算等主要业务流程中 最准确、完整、明细地记 录基本信息、商品数 量与金额、运输、服务与产品质量、损失等情况
B 平等协作,互惠互利 关键时优先 只 参与部分次要流程 只需正常的记录处理
C 按需交往 不优先 不参与 内部流程 最简单的记录处理

   2. 规范结算条件
类别 结算条件
A 尽可能长的信用期、一定的授信额度
B 一定的信用期
C 供需双方协商

   3. 规范结算流程

清 晰的结算流程,能极大地增强财务工作的计划性,减轻结算 工作量,提高财务工作效率。可从以下几方面规范结算流 程:

(1) 规定结算期:根据  本企业结帐日期(如每月25日),以月 为周期划定一个时间周期(如上月26日~本月25日)为结算期,供应商在这个结算期内的所有交货金额即为当月结算额。统一结算期是统一对帐、统一付款的前提, 可大大提高工作效率。

(2) 将结算工作划分为以下几个时间段:

a、 对帐期:一般在 企业结帐日期结束 后 几天内,在此期间集中安排与供 应商的帐务核对工作。对帐结束后,双方应就对帐结果予以 书面确认。
b、 资金计划提交期:属于企业内部业务流程,一般在 月末进行。由 采购或用款部门提交下月付款计划,财务部门根 据资金状况进行审核并将审核结果反 馈给采购或用款部 门。
c、 付款申请提交期:一 般在付 款日前一周内,由采购 或用款部门根据审批后的付款计划提交具体的付款申请单,按企业付款审批流程进行审批。
d、 发票提交期:一般在对帐 后几天内或付款日前几天,由财务部门通过采购部通知供应商提交发票。
e、 付款期:一般每月集中 一、两次付款,由财务部门根据付款计划 和付款 申请单办理货款支付手续。
 以上结算流程 适用于提货后付款或有一定信用期的供应商的货款结算,对于付款提货或订货等预付款 业务的 结算,则需根据实际情况而定。
五、 规范采购合同文本

对于不同类别的供应商 应采用不同的采购合同格 式:由于A、B类供应商与企业是长期合作关系,因此应签订一年内或一个 较长时期内有效的一般性(框架性)合作协议,以 后 每次订货时,以双 方传真或信函形式往来的订货清单或 采购指令为 准,免去频繁起草 采购合同的繁琐;针对C类供应 商的采购合同格式,则应包 含合作协议的相关条款 与订货清单的内容,不能 只有订货清单。

合作协议应包括以下内容,以避 免日后因交易产生的经济法律纠纷而带 来的经营风险:

1. 供销 双 方的单位名称、地址、电话、联系人、银行帐号、税号等基本信息;

2. 对订货清单或采购指令法律效力的说明:如“依据本合同 所制定 的补充合同、订货清单、采购指令及相关修订书等,与本合同构成一个统一的整体,与本合同具有相同 的法律效力”;

3. 关键名词 术语的定义和解释;

4. 产品的技术规格和标准;

5. 知识产权的 约定;

6. 包装、运输与保险;

7. 结算条件:含结算期的约定、信用期、对帐时间和方式、付款方式、币种、发票类型和提交时间,等等;

8. 质量保证和售后服务;

9. 反贪条款:防止贿赂和贪污行 为;

10. 违约责任和不可 抗力的  定义;

11. 合同变更与解除的情形约定;

12. 合同期限;

13. 争议的解决方式(尤  其应 注意仲裁或诉讼地点的规定)。

六、 建立 供应商信用评级制度

不同于以预防收款风险为目的的销售客户信用评级,对供应商的信用评级是为了考察供应商在生产能力、资金、管理、成本控制、质量控制、售后服务、可持续发展等方面的实力,以决 定是否选择该供应商 作为长期合作伙伴。优质 的供应 商伙伴能够帮助企业共渡难关、增强竞争力。

1. 对供应商的信用评级需要搜集以下资料:

供应商的资产状况、财务状况、经营管理能力、以往业务记录、企业资信等。

2. 建立供应商的信用 评估模型

 可按以下步骤进行:

1) 确定信用评级 需采 用的大项及其子项目因素或指标体系;

2) 确定各大项及 其子项目 因素或指标的分值 权重;

3) 确定各项目因素或指标的计算公式或评分原则(分值);

4) 确定 综合测评分值对应的信 用等级名称及其含义。

最后,结合供应商的信用等级和“应付帐款帐龄分析表”反映的业务交往记录,确定被授信额度大小和期限长短。当然,能否 取得相应的授 信结果,取决于企业采购部门与供应商之间商谈的效果。

“市场的竞争将不 再 是单个企业之间的竞争,而是供应链 与供应链之间 的竞争”。企业只有从战略高度出 发,有目的、有系统地管理好与供应商的关 系,加强对 应付帐款的管理,才能使自己在市场竞争中处于有利的地位。

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